Dúvidas sobre Organizador de Eventos

Em textos passados falamos sobre as diferenças entre um Promoter, Cerimonialista e Organizador de Eventos. Vimos que o Promoter é aquele que “promove” o evento, o Cerimonialista é aquele que “faz cumprir o protocolo” em determinada etapa do evento e o Organizador é aquele que “organiza” – que é responsável pelo bom andamento do evento, cabendo a ele respeitar o protocolo no momento do Cerimonial, zelar pelo trabalho em cadeia junto com os demais profissionais – fazendo com que vigore o profissionalismo – e zelar pelo sucesso de sua festa.

Exemplificando, é a “governanta” de uma casa, o gerente de uma empresa, onde toda a responsabilidade cai sobre ele.

Hoje vamos responder a algumas dúvidas mais freqüentes:

Por que devo contratar um organizador?
Nossa função é de sermos facilitadores. Do planejamento de seu noivado à viagem de Lua de me; do dia do aniversário de 14 anos para além das velinhas dos 15; da idealização de lançamento de seu produto à exposição ao público, etc. nós lhe asseguramos que tudo saia conforme foi idealizado. Você e sua família podem simplesmente relaxar e aproveitar, pois cuidaremos de todos os detalhes.

O Organizador influencia completamente no planejamento?
A nossa participação será definida por você. Este é o seu casamento, o seu aniversário, o lançamento de seu produto, o seu sonho e deverá ter a sua personalidade. A sua visão do evento é a mais importante, e nosso papel é colaborar com você dando sugestões, aconselhamento, mas sendo sempre sua a decisão final.

Contratar um organizador não vai aumentar o custo do meu evento?
Pela nossa experiência, percebemos que podemos negociar os melhores preços aliado a qualidade juntos aos demais fornecedores. Somos um profissional negociando com outro. Como trabalhamos para você, todos os serviços recomendados, ou indicados, são baseados em qualidade e na forma que se adaptam ao seu estilo e ao seu orçamento.

Posso sugerir fornecedores que eu gostaria de contratar?
Com certeza. O seu evento terá a sua personalidade. Uma parte muito importante de nosso trabalho é estar presente nas reuniões entre fornecedores e clientes. Participando das negociações acompanhamos a entrega do produto para ter certeza de que tudo está de acordo com o que foi encomendado para o seu dia.

O que devo considerar, em relação aos prestadores, quando vou fazer um evento?
O que deve se levar em conta são três fatores: produto, serviço e preço.

O organizador está junto para te orientar o que pode ser substituído, adequado e conferido em termos de prestação de serviços, assim você tem no seu evento o melhor serviço, com o melhor resultado (produto) dentro de suas posse e sem gastos desnecessários. É função dele aliar o custo/benefício.

Como posso saber se estou fazendo a festa na medida exata para o número de convidados?
Cabe ao organizador conferir a lista de presença, ou seja, no cartão de confirmação que vem anexado ao convite consta a data para se confirmar (20 dias antes). Caso o convidado se atrapalhe no tempo, ou subtenda que não precise confirmar a presença ou a ausência, o organizador tem 10 dias para ligar para esses e chegar ao número mais próximo com, pelo menos, 10 dias antes do evento.

Quase tudo depende do número de pessoas que estarão presente: buffet, bebida, doces, bolo, lembrancinhas, reservas de hotel, flores. E é importante que um profissional faça essa confirmação, evitando assim, saias justas de tipo, convidei o casal e pede para levar dois filhos com suas namoradas.

Sabendo este número, você vai se preparar melhor.

Posso contratar apenas parte dos serviços?
Oferecemos planejamento, coordenação e execução completa ou parcial. – ex.: de noivado, casamento e viagem de núpcias – Você poderá escolher os serviços que necessita. Estamos a sua disposição para pequenos conselhos ou para planejar por completo seu evento.

O organizador deve estar preparado para que tipo de evento?Devemos estar preparados para todo tipo de eventos. No meu caso, o diferencial são os casamentos, mas temos estruturas para cuidar de vários segmentos.

O organizador deve estar preparado para todo tipo de problemas, ou “saia justa”?
Certamente que sim. Ele foi contratado para isso, e essas “saias justas” só devem ser comentadas com os donos da festa depois de resolvidas e passado um tempo, afim de diversão e que ele diga “Nossa... nem fiquei sabendo!!!!!”

Problemas acontecem em todos os momentos em todas as circunstâncias, mas no seu dia devem ser sanados sem que te tire do sério, ou que acabe com sua alegria. Para sua tranqüilidade é que você conta com um profissional.

Mais uma vez, organizador é aquele que organiza.

E organizar significa “estabelecer as bases; ordenar, arranjar, dispor; dar às partes a disposição necessária a que ele se destina”. – Está escrito no dicionário